Opierajúc sa o takmer 150 rokov skúseností ukazujeme, ako meniť a zlepšovať život každý deň. Dnes a pre ďalšie generácie. Prostredníctvom našich inovatívnych a udržateľných značiek a technológií vďaka našim tímom na celom svete. Henkel je svetovým lídrom na priemyselných aj spotrebiteľských trhoch: Do nášho bohatého portfólia patria obľúbené vlasové produkty, pracie a čistiace prostriedky, aviváže aj lepidlá, tmely a funkčné povrchové nátery.
Administration Assistant
Solliciteer voor deze functie
Over deze vacature
The Engineering & Maintenance Department Administrator provides comprehensive administrative and coordination support to ensure the efficient operation of the department. This role facilitates communication, documentation, planning, and reporting activities — enabling the engineering and maintenance team to focus on technical and operational excellence.
What you'll do
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Engineering & Maintenance team, including managing calendars, meetings, schedules, correspondence, reports, presentations, and meeting minutes.
- Act as the first point of contact with suppliers and contractors to coordinate activities (e.g. annual maintenance contracts, PO-related issues).
- Issue requests for quotations and receive/review quotations in full alignment with the team.
- Create Purchase Requisitions in SAP/Ariba and follow up with the purchasing department on PO status, invoicing, and supplier complaints or escalations.
- Review spare parts availability and issues in SAP, following up on the complete ordering process, and participate in quarterly stock counts.
- Create IDH entries and equipment numbers in SAP.
- Maintain organized filing systems (digital and physical) for technical and administrative documents, ensuring confidentiality of sensitive information. - Verify technician working hours confirmation related to work orders.
- Support invoice processing and coordination with the finance department.
Coordination & Communication
- Act as the coordination point between Engineering, Maintenance, Procurement, Finance, and other relevant departments.
- Manage internal and external communication with vendors, contractors, and service providers.
- Follow up on action items, deadlines, and deliverables across departments.
Project & Maintenance Support
- Support project planning activities, timelines, and documentation.
- Assist in organizing maintenance schedules, shutdowns, and contractor visits.
- Track progress of ongoing projects and maintenance activities.
Your Qualifications
- Qualifications & Experience
- MBO or HBO education in Administration, Technical Business Administration, Facility Management, or Logistics.
- 5–7 years of experience in an administrative role, preferably in engineering, maintenance, or an industrial environment. -
- Experience with ERP systems (SAP/Ariba preferred) is an advantage.
Skills & Competencies
- Strong organizational and time management skills with high attention to detail.
- Good communication and coordination skills across multiple departments.
- Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Fluency in Dutch and English is mandatory.
- Ability to manage multiple priorities effectively.
- Basic understanding of engineering/maintenance terminology is a plus.
Personal Attributes
- Proactive, self-motivated, and reliable.
- Able to work independently as well as collaboratively in a team.
- Service-minded and adaptable in a dynamic environment.
Benefits
- Flexible work schedule with flexible hours, hybrid work, and remote work for up to 30 days per year
- Various national and international growth opportunities
- Global wellness standards with health and preventive care programs
- Gender-neutral parental leave of at least 8 weeks
- Employee stock plan with voluntary investment and matching Henkel shares
- Pension fund
- Disability insurance
- Health insurance
- Cafeteria
At Henkel, we all come from different backgrounds and have different perspectives and life experiences. We believe that the uniqueness of all our employees is our greatest strength. Join the team and bring your uniqueness to us! Everyone is welcome to apply, regardless of origin, culture, religion, sexual orientation, disability, or age.
Job ID: 26098156
Locaties van jobs: Netherlands, Groningen, Scheemda
Contactgegevens voor toepassingsgerelateerde vragen: recruitment.benelux@henkel.com
Gebruik dit e-mailadres a.u.b. niet voor het versturen van uw sollicitatie of CV. Om te solliciteren, klik op de "Solliciteer voor deze functie" knop hierboven. Per e-mail verzonden sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Deadline sollicitaties: Zolang de vacature op onze Career Site staat, ontvangen wij graag uw sollicitatie!
Job-Center: Als u al een aanvraag hebt ingediend, kunt u hier uw account aanmaken of inloggen om de status van uw sollicitatie te controleren. Als u een nieuwe account aanmaakt, gebruik dan het e-mailadres waarmee u uw hebt sollicitatie ingediend.
O spoločnosti Henkel
Často kladené otázky
Mám záujem o niekoľko pracovných miest. Môžem sa uchádzať o viacero pozícií súčasne?
Áno, jednoducho vyplňte svoj profil v našom online systéme podávania žiadostí. Po vyplnení online profilu sa môžete uchádzať o viacero pozícií.
Ponuka práce je napísaná v angličtine – mám napísať svoju žiadosť tiež v angličtine?
Áno, prosím! Henkel je medzinárodná spoločnosť a budete spolupracovať s kolegami z celého sveta. Preto je angličtina naším oficiálnym jazykom spoločnosti.
Vo všeobecnosti odporúčame, aby ste svoju žiadosť napísali v rovnakom jazyku, v akom je napísaný inzerát na pracovné miesto. To pomáha zabezpečiť jasnosť a konzistentnosť počas celého náborového procesu.
Dostanem počas procesu podávania žiadosti spätnú väzbu o stave mojej žiadosti?
Každá pozícia v spoločnosti Henkel je jedinečná a rovnako tak aj každý kandidát.
Nájdenie správneho kandidáta je dôležité nielen pre nás, ale aj pre Vás. Zaviazali sme sa zabezpečiť, aby sa uchádzač a spoločnosť navzájom dokonale dopĺňali. Uchádzači si môžu vždy skontrolovať stav svojej žiadosti vo svojom profile žiadateľa.
Počas celého náborového procesu Vás budeme informovať a poskytovať spätnú väzbu v každej fáze. Vaša cesta so spoločnosťou Henkel sa začína transparentnosťou a vzájomným rešpektom.
Môžu zamestnanci prechádzať medzi obchodnými oblasťami a/alebo do inej krajiny?
Áno. Naša filozofia „Triple Two“ je navrhnutá práve na to, aby povzbudila najlepšie talenty k práci na najmenej dvoch rôznych pozíciách, v dvoch odlišných obchodných oblastiach a v dvoch rôznych krajinách.
Prečo to podporujeme? Pretože veríme, že rôznorodé skúsenosti naprieč funkciami a lokalitami sú kľúčom k Vášmu rozvoju a pomôžu Vám získať komplexné pochopenie spoločnosti Henkel ako globálnej spoločnosti.
Na koho sa mám obrátiť, ak mám otázky týkajúce sa mojej žiadosti?
Náš náborový tím je tu na to, aby Vám pomohol s akýmikoľvek otázkami alebo požiadavkami, ktoré môžete mať počas celého procesu podávania žiadosti.
Neváhajte a kontaktujte tím tu. Radi Vám pomôžeme!